Politika zasebnosti

1. Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je Batt Crew d.o.o., Podpeška cesta 132, 1351 Brezovica, Slovenija, ID za DDV SI26860813 (v nadaljevanju »Aries«, »mi«).

Za vsa vprašanja o zasebnosti in za uveljavljanje pravic nam pišite na hello@usearies.io.

2. Katere podatke obdelujemo

• Podatki računa: e-poštni naslov, ime, geslo (shranjeno izključno kot varen izvleček), jezik vmesnika.
• Podatki podjetja: naziv, naslov, davčna in matična številka, IBAN, logotip, podpis — podatki, ki jih vnesete, da se izpisujejo na vaših dokumentih.
• Poslovna vsebina: dokumenti, ki jih ustvarite ali naložite (računi, ponudbe, prejeti računi, popisi …), vaši partnerji, katalog, projekti.
• Podatki o naročnini: izbran paket in moduli; podatke o plačilu (kartica) obdeluje izključno Stripe — številke kartice nikoli ne vidimo in je ne hranimo.
• Tehnični podatki: IP-naslov, čas in vrsta zahtevka v strežniških dnevnikih, nujni piškotki (prijavna seja, izbrani jezik).

3. Zakaj in na kateri podlagi

• Izvajanje pogodbe: vse, kar aplikacija počne — ustvarjanje dokumentov, branje prejetih računov, pošiljanje e-pošte v vašem imenu, obračuni (čl. 6(1)(b) GDPR).
• Zakonske obveznosti: hramba računovodskih listin in davčnih podatkov, kot jo predpisujeta ZDDV-1 in računovodska zakonodaja (čl. 6(1)(c)).
• Zakoniti interes: varnost storitve, preprečevanje zlorab, odpravljanje napak (čl. 6(1)(f)).

Marketinških sporočil brez vaše privolitve ne pošiljamo in vaših podatkov nikoli ne prodajamo.

4. Podatki v vaših dokumentih — vloga obdelovalca

Vsebina vaših dokumentov pogosto vključuje osebne podatke tretjih oseb: kontakte vaših strank, samostojne podjetnike, prejemnike računov. Za te podatke ste upravljavec vi, Aries pa jih obdeluje izključno po vaših navodilih kot obdelovalec — zato, da aplikacija dela, in za nič drugega.

Ko naložite dokument v samodejno branje (npr. fotografijo prejetega računa), se ta v ta namen posreduje ponudniku umetne inteligence iz točke 5. Branje se zgodi samo, ko ga sami sprožite; ponudniki teh vsebin ne uporabljajo za učenje svojih modelov.

5. Naši obdelovalci

Za delovanje storitve uporabljamo skrbno izbrane ponudnike:

• Railway (ZDA) — gostovanje strežnikov in podatkovne baze.
• Vercel (EU/ZDA) — gostovanje spletne aplikacije.
• Cloudflare (EU/ZDA) — shramba datotek (logotipi, PDF-ji, naložene priloge).
• Resend (ZDA) — pošiljanje e-pošte (potrditvena sporočila, dokumenti, ki jih pošljete strankam).
• Stripe (EU/ZDA) — plačila naročnin in izdaja naših računov zanje.
• Anthropic in xAI (ZDA) — samodejno branje dokumentov, samo ko ga sprožite.

Z vsakim obdelovalcem imamo sklenjeno pogodbo o obdelavi podatkov.

6. Prenosi v tretje države

Nekateri ponudniki iz prejšnje točke podatke obdelujejo v ZDA. Prenosi potekajo na podlagi okvira EU-ZDA za varstvo podatkov (Data Privacy Framework) oziroma standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije.

7. Kako dolgo hranimo podatke

• Podatke računa: dokler imate račun; po izbrisu jih odstranimo v 30 dneh.
• Poslovne dokumente: dokler jih hranite v aplikaciji. Ker gre za računovodske listine, za katere zakon predpisuje do 10-letno hrambo, jih po zaprtju računa najprej izvozite — po izbrisu jih ne moremo obnoviti.
• Strežniške dnevnike: največ 90 dni.

8. Vaše pravice

Kadar koli lahko zahtevate dostop do svojih podatkov, njihov popravek, izbris, omejitev obdelave, prenosljivost ali ugovarjate obdelavi. Pišite na hello@usearies.io; odgovorimo najpozneje v 30 dneh. Izvoz vseh svojih dokumentov in partnerjev lahko naredite tudi sami, neposredno v aplikaciji.

Če menite, da vaše podatke obdelujemo nezakonito, se lahko pritožite Informacijskemu pooblaščencu RS (Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si).

9. Piškotki

Uporabljamo samo nujne piškotke: prijavno sejo in shranjen izbrani jezik. Analitičnih, oglaševalskih ali sledilnih piškotkov ni, zato tudi piškotne pasice ni.

10. Varnost

Podatki med vami in strežniki potujejo šifrirano (TLS), gesla so shranjena kot varni izvlečki, dostop do produkcijskih sistemov je omejen in nadzorovan. Ob morebitni kršitvi varstva podatkov, ki bi vas lahko ogrozila, vas obvestimo skladno z GDPR.

11. Spremembe te politike

Ob vsebinskih spremembah vas obvestimo po e-pošti ali v aplikaciji vsaj 15 dni pred začetkom veljavnosti. Vedno velja različica, objavljena na tej strani.